Am achtundzwanzigsten Dezember wird bestellt, am dritten Januar geliefert, bezahlt wurde per Vorkasse noch im alten Jahr. Die Frage in der Buchhaltung lautet, in welches Jahr die Anschaffung gehört, und die naheliegende Antwort ist die falsche.
Solche Fälle häufen sich in den letzten Dezemberwochen, weil viele Betriebe kurz vor dem Jahresende noch Investitionen vorziehen. Das kann sinnvoll sein und ist es oft nicht, und in beiden Fällen entscheidet nicht der Zeitpunkt der Bestellung darüber, wann der Aufwand wirkt.
Dieser Text ordnet die Termine, erklärt die Abgrenzung und zeigt, welche Unterlagen für den Nachweis gebraucht werden. Er ersetzt keine Steuerberatung: Welche Wertgrenzen und Wahlrechte in Ihrem Fall gelten, klären Sie mit der Kanzlei, die Ihre Buchhaltung kennt.
- Entscheidend: der Zeitpunkt der Lieferung, nicht Bestellung, Rechnung oder Zahlung
- Zwei Wege: Sofortabzug im Jahr der Anschaffung oder Verteilung über die Nutzungsdauer
- Wertgrenzen: gesetzlich festgelegt, netto, in der Vergangenheit mehrfach angepasst
- Bei Verteilung: im ersten Jahr nur der Anteil ab dem Anschaffungsmonat
- Nachweis: Lieferschein und Rechnung, dazu ein Verzeichnis der Anschaffungen
- Vorher klären: geltende Grenzen und Wahlrechte mit der Steuerberatung
Der Dezemberkauf, der im alten Jahr nichts bringt
Die Vorstellung ist verbreitet: Am Jahresende wird noch schnell etwas angeschafft, damit der Gewinn sinkt. Sie ist nicht falsch, aber sie ist an eine Bedingung geknüpft, die im Dezember häufig nicht erfüllt wird.
Maßgeblich für die Zuordnung eines abnutzbaren Wirtschaftsguts ist der Zeitpunkt, zu dem der Betrieb darüber verfügen kann. Das ist in aller Regel der Tag der Lieferung, bei größeren Anlagen der Tag der betriebsbereiten Übergabe.
Was am achtundzwanzigsten Dezember bestellt und am dritten Januar geliefert wird, ist damit eine Anschaffung des neuen Jahres, auch wenn die Rechnung das alte Datum trägt und der Betrag bereits abgebucht wurde.
Anschaffung, Lieferung, Rechnung, Zahlung: vier verschiedene Termine
In den Unterlagen stehen vier Daten, die selten zusammenfallen. Das Bestelldatum spielt für die Zuordnung keine Rolle. Das Rechnungsdatum ebenso wenig, auch wenn es das auffälligste ist.
Das Zahlungsdatum ist bei laufenden Betriebsausgaben in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchaus bedeutsam, bei abnutzbaren Anlagegütern jedoch nicht. Diese Unterscheidung ist die häufigste Fehlerquelle in kleinen Betrieben.
Bleibt das Lieferdatum. Es steht auf dem Lieferschein, in der Sendungsverfolgung und häufig auch auf der Rechnung selbst. Wo es fehlt, sollte es beschafft werden, weil es der einzige Beleg für die Zuordnung ist.
Bei Dienstleistungen und Software mit laufender Bereitstellung gelten wieder andere Überlegungen, weil dort kein körperlicher Gegenstand geliefert wird. Solche Fälle gehören einzeln geklärt und nicht nach demselben Muster behandelt.
Geringwertige Wirtschaftsgüter und der Sofortabzug
Für abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter unterhalb einer gesetzlich festgelegten Wertgrenze besteht die Möglichkeit, die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung vollständig abzuziehen, statt sie über Jahre zu verteilen.
Die Betonung liegt auf selbständig nutzbar. Ein Bildschirm allein ist es nicht, weil er ohne Rechner keinen Zweck erfüllt, und diese Einordnung führt regelmäßig zu Diskussionen bei Zubehör und Erweiterungen.
Maßgeblich ist der Nettobetrag, also der Preis ohne Umsatzsteuer, sofern der Betrieb zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Bei Betrieben ohne dieses Recht gilt eine andere Betrachtung, und auch das gehört vorab geklärt.
Die Wertgrenzen selbst sind in der Vergangenheit mehrfach angepasst worden. Eine feste Zahl steht hier bewusst nicht, weil eine veraltete Angabe schlimmer wäre als keine: Lassen Sie sich den geltenden Wert für das betreffende Jahr bestätigen. Die amtlichen Veröffentlichungen finden Sie beim Bundesministerium der Finanzen.
Wann etwas abgeschrieben wird und wann nicht
Oberhalb der Wertgrenze wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Diese Dauer ergibt sich aus amtlichen Tabellen und ist keine freie Schätzung, auch wenn sie in der Praxis gelegentlich so behandelt wird.
Für bestimmte Wertbereiche besteht daneben die Möglichkeit, mehrere Anschaffungen eines Jahres zusammenzufassen und über einen festen Zeitraum gleichmäßig aufzulösen. Dieses Wahlrecht ist für das gesamte Jahr einheitlich auszuüben.
Welches Wahlrecht sich lohnt, hängt weniger vom einzelnen Gegenstand ab als vom erwarteten Ergebnis der kommenden Jahre. In einem Betrieb mit stark schwankendem Gewinn ist die Verteilung häufig die ruhigere Lösung, auch wenn sie im ersten Jahr weniger bringt.
Nicht abgeschrieben werden Wirtschaftsgüter ohne Abnutzung, etwa Grundstücke. Ebenfalls anders behandelt werden Aufwendungen, die nur den Zustand erhalten, statt einen neuen Gegenstand zu schaffen.
Die zeitanteilige Verteilung im ersten Jahr
Wird über die Nutzungsdauer verteilt, entfällt auf das Jahr der Anschaffung nur der Anteil ab dem Anschaffungsmonat. Eine Anschaffung im Dezember bringt im alten Jahr also einen Zwölftel des Jahresbetrags.
Das relativiert den Nutzen des Vorziehens erheblich. Wer im Dezember ein Gerät mit mehrjähriger Nutzungsdauer anschafft, verschiebt einen sehr kleinen Betrag ins alte Jahr und bindet dafür Liquidität in voller Höhe.
Ein Zahlenbeispiel macht das greifbar: Bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahren entfällt auf jedes volle Jahr ein Fünftel der Anschaffungskosten. Wird im Dezember geliefert, bleibt davon im alten Jahr ein Zwölftel dieses Fünftels übrig, also ein sehr kleiner Teil des ausgegebenen Betrags.
Anders liegt der Fall beim Sofortabzug unterhalb der Wertgrenze. Dort wirkt der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung, und dann ist der Dezembertermin tatsächlich relevant, sofern die Lieferung noch rechtzeitig erfolgt.
Betriebsausgabe oder Anlagegut: die Abgrenzung
| Fall | Einordnung | Zeitliche Wirkung | Maßgeblicher Termin |
|---|---|---|---|
| Verbrauchsmaterial | laufende Betriebsausgabe | sofort | je nach Gewinnermittlung |
| Gerät unter der Wertgrenze | Sofortabzug möglich | im Jahr der Anschaffung | Lieferung |
| Gerät über der Wertgrenze | Verteilung über die Nutzungsdauer | anteilig ab Anschaffungsmonat | Lieferung |
| Reparatur an vorhandenem Gerät | laufende Betriebsausgabe | sofort | Leistungserbringung |
| Erweiterung, die den Gegenstand verändert | nachträgliche Anschaffungskosten | über die Restnutzungsdauer | Fertigstellung |
| Vorauszahlung ohne Lieferung | Anzahlung | keine im alten Jahr | spätere Lieferung |
Die letzte Zeile ist der Fall aus dem ersten Absatz. Eine Zahlung ohne erhaltene Leistung erzeugt keinen Aufwand, sondern eine Forderung, und das ist der Punkt, an dem die Dezemberrechnung regelmäßig scheitert.
Der Unterschied zwischen den Gewinnermittlungsarten
Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt für laufende Ausgaben grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung. Das verleitet zu der Annahme, das gelte für alles, und für abnutzbare Anlagegüter trifft es gerade nicht zu.
Bei einer Bilanzierung wird ohnehin nach dem wirtschaftlichen Zusammenhang abgegrenzt, und der Zahlungszeitpunkt spielt für die Zuordnung des Aufwands keine Rolle. Die Unterschiede zwischen beiden Verfahren sind an dieser Stelle geringer, als viele erwarten.
Für die Praxis heißt das: Die Frage nach dem richtigen Jahr wird bei Anlagegütern gleich beantwortet, unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Unterschiede gibt es bei Verbrauchsmaterial, Vorauszahlungen und Dienstleistungen.
Wo genau die Grenze zwischen beiden Gruppen verläuft, ist im Einzelfall eine fachliche Frage. Sie taucht bei Software, bei Werkzeugen und bei Einrichtungsgegenständen regelmäßig auf und lässt sich mit einer kurzen Rückfrage klären.
Was die Dokumentation enthalten muss
Für jede Anschaffung werden drei Angaben gebraucht: was angeschafft wurde, wann es geliefert wurde und was es netto gekostet hat. Diese drei Angaben stehen auf Rechnung und Lieferschein und gehören zusammen abgelegt.
Für Wirtschaftsgüter, die sofort abgezogen werden, ist zusätzlich ein laufendes Verzeichnis zu führen, sofern sich die Angaben nicht bereits aus der Buchführung ergeben. Es enthält den Gegenstand, das Anschaffungsdatum und den Betrag.
Sinnvoll ist eine einzige Tabelle für alle Anschaffungen eines Jahres, unabhängig von der Behandlung. Sie kostet fünf Minuten je Zugang und beantwortet im Frühjahr die Fragen der Kanzlei ohne Suchaufwand.
Ergänzt wird die Ablage um den Nachweis des Lieferdatums bei allen Anschaffungen der letzten Dezemberwochen. Genau diese Belege werden bei einer Prüfung verlangt, und genau sie fehlen erfahrungsgemäß.
Vier Beispiele aus dem Büroalltag
Ein Bürostuhl, im Dezember geliefert, unterhalb der Wertgrenze: Sofortabzug im alten Jahr möglich, sofern die Lieferung nachweisbar vor dem Jahreswechsel erfolgt ist.
Ein Rechner mit Bildschirm und Zubehör, gemeinsam angeschafft: Die Einordnung hängt davon ab, ob die Bestandteile selbständig nutzbar sind. Der Bildschirm allein ist es nicht, und die Summe kann die Wertgrenze überschreiten.
Ein Softwarepaket mit Jahreslizenz, im Dezember bezahlt, ab Januar nutzbar: Hier entscheidet der Nutzungszeitraum, nicht die Zahlung. Solche Fälle gehören zu den häufigsten Rückfragen im Frühjahr, wie sie auch bei Werkzeugen für die datenbasierte Auswertung regelmäßig auftreten.
Eine Maschine, im Dezember geliefert, im Januar aufgestellt und in Betrieb genommen: Bei Anlagen, die erst nach Montage nutzbar sind, kann die betriebsbereite Übergabe maßgeblich sein. Diese Abgrenzung gehört zwingend in die fachliche Prüfung.
Die Entscheidung: altes oder neues Jahr
- Prüfen, ob die Anschaffung ohnehin geplant war oder nur wegen des Termins erwogen wird
- Feststellen, ob der Betrag unter oder über der geltenden Wertgrenze liegt
- Bei Beträgen darüber die zeitanteilige Wirkung im ersten Jahr ausrechnen
- Klären, ob eine Lieferung vor dem Jahreswechsel überhaupt zugesagt werden kann
- Die Auswirkung auf die Liquidität im ersten Quartal gegenrechnen
- Bei größeren Beträgen die Entscheidung mit der Steuerberatung abstimmen
Der erste Punkt entscheidet die Sache in den meisten Fällen. Eine Anschaffung, die ohne den Jahreswechsel nicht stattgefunden hätte, kostet den vollen Betrag und spart einen Bruchteil davon.
Wann ein Vorziehen wirtschaftlich unsinnig ist
Wenn der Gewinn des laufenden Jahres ohnehin niedrig ausfällt und im Folgejahr ein deutlich besseres Ergebnis erwartet wird, wirkt der Aufwand im neuen Jahr stärker. Dann ist Warten die bessere Entscheidung.
Ebenso, wenn die Liquidität im ersten Quartal knapp wird. Der Januar und der Februar sind in vielen Branchen die schwächsten Monate, und eine vorgezogene Anschaffung trifft genau diese Phase.
Und schließlich dann, wenn das Gerät im alten Jahr gar nicht mehr genutzt wird. Ein Gegenstand, der bis Februar in der Verpackung steht, ist keine Investition, sondern eine Vorwegnahme ohne betrieblichen Nutzen. Wie sich solche Entscheidungen in die Jahresplanung einfügen, ordnet der Beitrag zum Finanzmanagement für Unternehmer ein.
Anzahlungen, Bestellungen und Ware auf dem Weg
Eine Anzahlung ist keine Anschaffung. Sie erzeugt im alten Jahr keinen Aufwand, sondern eine offene Position, die mit der späteren Lieferung aufgelöst wird.
Dasselbe gilt für Bestellungen ohne Lieferung, auch wenn sie verbindlich sind. Der Vertrag allein verschafft noch keine Verfügungsmacht über den Gegenstand, und darauf kommt es an.
Praktisch hilft ein Blick in die Auftragsbestätigung. Steht dort ein Liefertermin im Januar, ist die Sache entschieden, und die Diskussion im Betrieb erübrigt sich, bevor sie begonnen hat.
Ware, die am einunddreißigsten Dezember unterwegs ist, gehört je nach vereinbarter Lieferbedingung in das eine oder das andere Jahr. Diese Frage taucht bei Lieferungen aus dem Ausland regelmäßig auf und wird über die vereinbarten Bedingungen beantwortet.
Der Terminplan für den Dezember
| Zeitpunkt | Aufgabe | Fertig, wenn |
|---|---|---|
| Anfang Dezember | Investitionsliste des Jahres zusammenstellen | jede Position einen Betrag und ein Datum hat |
| Anfang Dezember | Geltende Wertgrenzen und Wahlrechte erfragen | eine schriftliche Auskunft vorliegt |
| Mitte Dezember | Lieferzusagen für geplante Anschaffungen einholen | ein zugesagtes Lieferdatum vorliegt |
| Mitte Dezember | Liquiditätswirkung für das erste Quartal prüfen | der Kontostand im Februar bekannt ist |
| Letzte Dezemberwoche | Lieferscheine sammeln und ablegen | zu jeder Lieferung ein Datum belegt ist |
| Anfang Januar | Verzeichnis der Anschaffungen abschließen | die Tabelle vollständig übergeben ist |
Die vorletzte Zeile ist die einzige, die zeitkritisch ist. Lieferscheine aus der Weihnachtswoche verschwinden zuverlässig, und im März ist die Rekonstruktion mühsam.
Was mit der Steuerberatung zu klären ist
Vier Fragen genügen für ein kurzes Gespräch: die geltende Wertgrenze für das betreffende Jahr, die Behandlung von Zubehör und zusammengesetzten Anschaffungen, das für den Betrieb sinnvolle Wahlrecht und die Anforderungen an das Verzeichnis.
Vorbereitet werden sollte die Liste der geplanten und getätigten Anschaffungen mit Beträgen und Terminen. Mit dieser Liste dauert das Gespräch zwanzig Minuten, ohne sie eine Stunde.
Für wiederkehrende Fälle lohnt eine schriftliche Auskunft, die im Betrieb abgelegt wird. Sie erspart im nächsten Jahr die gleiche Frage und gibt der Buchhaltung eine Grundlage für die laufende Einordnung. Wie sich solche Abläufe insgesamt entwickeln, beschreibt der Beitrag zu den Entwicklungen im E-Commerce.
Fehler, die im Frühjahr auffallen
Der erste ist die Zuordnung nach dem Rechnungsdatum. Sie geht gut, solange Lieferung und Rechnung im selben Monat liegen, und sie geht im Dezember regelmäßig schief.
Der zweite ist der fehlende Nachweis des Lieferdatums. Ohne Lieferschein oder Sendungsnachweis lässt sich die Zuordnung nicht belegen, und im Zweifel wird sie nicht anerkannt.
Der dritte ist die Aufteilung einer zusammengehörenden Anschaffung in mehrere Rechnungen, um unter eine Wertgrenze zu kommen. Das fällt bei einer Prüfung auf und ist der unangenehmste der drei Fehler.
Der vierte ist das nicht geführte Verzeichnis. Es ist schnell nachgeholt, solange die Belege vorhanden sind, und praktisch nicht mehr rekonstruierbar, wenn zwei Jahre vergangen sind.
Ein fünfter, seltener genannter Fehler ist die doppelte Erfassung. Wird eine Anschaffung sowohl als laufende Ausgabe gebucht als auch in das Anlageverzeichnis aufgenommen, fällt das erst beim Abgleich auf, und der findet häufig gar nicht statt.
Häufige Fragen
Zählt der Bestelltag, wenn die Ware ausverkauft ist?
Nein. Ohne Lieferung gibt es keine Anschaffung, und eine Bestellung mit Liefertermin im Februar ist eine Anschaffung des neuen Jahres, unabhängig davon, wann bestellt oder bezahlt wurde.
Was gilt bei gebrauchten Gegenständen?
Für die Zuordnung nichts anderes. Bei der Nutzungsdauer kann sich eine kürzere Restdauer ergeben, und diese Einschätzung sollte nachvollziehbar begründet und dokumentiert werden.
Kann ein Gerät für gemischte Nutzung angesetzt werden?
Bei teilweise privater Nutzung gelten eigene Regeln zur Aufteilung, und der Umfang der betrieblichen Nutzung muss belegbar sein. Diese Fälle gehören einzeln geklärt, weil die Anforderungen an den Nachweis unterschiedlich streng sind.
Lohnt es sich, mehrere kleine Anschaffungen zu bündeln?
Kaufmännisch häufig ja, steuerlich hängt es an der Frage der selbständigen Nutzbarkeit. Ein Bündel aus voneinander unabhängigen Gegenständen bleibt eine Summe von Einzelanschaffungen.
Was passiert, wenn ein Gerät im Folgejahr zurückgegeben wird?
Dann wird die Buchung korrigiert, und der Vorgang ist zu dokumentieren. Rückgaben über den Jahreswechsel hinweg sind ein weiterer Grund, Lieferscheine und Rückscheine sauber aufzubewahren.
Stellen Sie in der ersten Dezemberwoche eine Liste der geplanten Anschaffungen mit Betrag und zugesagtem Lieferdatum auf. Alles, was nach dem zwanzigsten Dezember geliefert werden soll, planen Sie besser gleich für Januar und verschaffen sich damit sowohl Ruhe als auch Liquidität.
