Im Dezember laufen drei Dinge gleichzeitig: das stärkste Umsatzmonat vieler Betriebe, die Feiertage und eine Reihe von Meldeterminen. Wer sich am siebenundzwanzigsten Dezember fragt, ob morgen etwas fällig ist, hat den Zeitpunkt für diese Frage verpasst.

Die Verwirrung entsteht selten aus Unwissen, sondern aus Kombinationen. Monatlich oder vierteljährlich, mit oder ohne Dauerfristverlängerung, mit oder ohne innergemeinschaftliche Lieferungen: Daraus ergeben sich mehrere Terminketten, die sich nicht ähneln.

Der folgende Text beantwortet die Fragen, die im vierten Quartal regelmäßig gestellt werden. Er ersetzt keine Steuerberatung: Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten und welche Fristen im Einzelfall greifen, klären Sie mit der Kanzlei, die Ihre Buchhaltung führt.

• Grundregel: Abgabe bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Meldezeitraums
• Dauerfristverlängerung: verschiebt die Abgabe um einen Monat
• Sondervorauszahlung: betrifft in der Regel Betriebe mit monatlicher Meldung
• Wochenende: Fristen verschieben sich auf den nächsten Werktag
• Zusätzlich: die Zusammenfassende Meldung bei Geschäften innerhalb der EU
• Vorher klären: welcher Meldezeitraum und welche Anträge für Sie gelten

Welche Meldung betrifft mich im Dezember überhaupt?

In Frage kommen drei: die Umsatzsteuervoranmeldung für den letzten Meldezeitraum, gegebenenfalls die Zusammenfassende Meldung bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten, und der Antrag auf Dauerfristverlängerung für das kommende Jahr.

Welche davon Sie treffen, hängt vom Meldezeitraum und von der Art Ihrer Umsätze ab. Ein Betrieb, der nur im Inland an Verbraucher verkauft, hat mit der zweiten Meldung nichts zu tun.

Der Jahresabschluss und die Umsatzsteuererklärung für das Jahr sind eigene Vorgänge mit eigenen Fristen und fallen nicht in den Dezember. Sie folgen im Laufe des Folgejahres.

Dazu kommen Termine, die nichts mit der Umsatzsteuer zu tun haben, aber im selben Zeitraum liegen: Lohnsteuer, Beiträge zur Sozialversicherung, Vorauszahlungen auf Einkommen- oder Körperschaftsteuer.

Diese Termine sind unterschiedlich geregelt und fallen teils auf abweichende Tage. Wer sie gemeinsam in einer Übersicht führt, erkennt die Wochen, in denen mehrere Zahlungen zusammentreffen, und kann die Liquidität entsprechend planen.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember fällig?

Die Grundregel steht im Gesetz: Die Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Meldezeitraums zu übermitteln. Für den Dezember bei monatlicher Meldung ist das der zehnte Januar.

Bei vierteljährlicher Meldung endet der Meldezeitraum ebenfalls am einunddreißigsten Dezember, weil das vierte Quartal die Monate Oktober bis Dezember umfasst. Die Frist ist damit dieselbe.

Besteht eine Dauerfristverlängerung, verschiebt sich dieser Termin um einen Monat nach hinten. Aus dem zehnten Januar wird dann der zehnte Februar, jeweils vorbehaltlich der Verschiebung bei Wochenenden und Feiertagen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Meldezeitraum und Fälligkeitstermin. Wer im Dezember eine Meldung abgibt, meldet in aller Regel den November oder, mit Fristverlängerung, den Oktober.

Wovon hängt es ab, ob ich monatlich oder vierteljährlich melde?

Maßgeblich ist die Höhe der Umsatzsteuer des Vorjahres. Oberhalb einer gesetzlich festgelegten Grenze wird monatlich gemeldet, darunter vierteljährlich, und unterhalb einer weiteren Grenze kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien.

Die konkreten Beträge sind in der Vergangenheit mehrfach angepasst worden, teilweise befristet. Eine feste Zahl steht hier bewusst nicht, weil eine veraltete Angabe schlechter wäre als keine.

Neu gegründete Betriebe unterliegen einer eigenen Regelung, die in einzelnen Jahren abweichend gehandhabt wurde. Auch das ist ein Punkt, der individuell zu klären ist.

Die aktuellen Vorschriften sind über Gesetze im Internet einsehbar; die Anwendung auf Ihren Betrieb gehört in ein Gespräch mit der Steuerberatung.

Was ändert die Dauerfristverlängerung an den Terminen?

Sie verschiebt die Abgabefrist für jede Voranmeldung um einen Monat. Ein monatlich meldender Betrieb gibt damit im Januar die Meldung für November ab, nicht die für Dezember.

Der praktische Nutzen liegt in der zusätzlichen Zeit für die Buchhaltung. Gerade im Dezember, wenn Belege verspätet eintreffen und Personal fehlt, ist dieser zusätzliche Monat spürbar.

Der Nachteil ist die dauerhafte Verschiebung, die sich nicht monatsweise wählen lässt. Sie gilt, bis sie widerrufen wird, und der Rhythmus im Betrieb muss sich einmal darauf einstellen.

Ein weiterer Punkt betrifft die Liquidität. Die Zahlung folgt der Meldung, damit verschiebt sich auch der Abfluss, und das kann in einem umsatzstarken Quartal einen erheblichen Betrag ausmachen.

Wer muss dafür eine Sondervorauszahlung leisten?

Die Sondervorauszahlung betrifft in der Regel Betriebe mit monatlicher Meldung. Sie ist die Bedingung dafür, dass die Fristverlängerung gewährt wird, und sie wird jährlich neu angemeldet und entrichtet.

Bei vierteljährlicher Meldung ist eine solche Zahlung üblicherweise nicht vorgesehen. Die Fristverlängerung wird dort ohne diese Voraussetzung gewährt, sofern die übrigen Bedingungen erfüllt sind.

Wer die Fristverlängerung nicht nutzt, leistet auch keine Sondervorauszahlung. Der Verzicht ist damit die einfachste Variante und für kleine Betriebe mit übersichtlicher Buchhaltung häufig die passende.

Ob die Bedingungen in Ihrem Fall erfüllt sind und ob sich die Fristverlängerung rechnet, ist eine Einzelfallfrage. Sie sollte vor dem Antragstermin und nicht danach geklärt werden.

Wie wird die Sondervorauszahlung berechnet?

Sie bemisst sich nach der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres. Die Rechtsverordnung nennt dafür einen festen Bruchteil dieser Summe, der seit Jahren unverändert ist.

Bei unterjähriger Aufnahme der Tätigkeit wird die Summe des angefangenen Jahres in einen Jahresbetrag umgerechnet, bevor der Bruchteil gebildet wird. Dieser Fall betrifft Gründungen im laufenden Jahr.

Die Berechnung selbst nimmt in der Praxis die Buchhaltungssoftware oder die Kanzlei vor, weil sie die Summe des Vorjahres ohnehin vorliegen hat. Die Anmeldung erfolgt auf demselben elektronischen Weg wie die Voranmeldung.

Zu prüfen ist nur, ob die zugrunde gelegte Vorjahressumme stimmt. Nachträgliche Korrekturen im Vorjahr verändern die Bemessungsgrundlage, und das fällt sonst erst bei der Anrechnung auf.

Wann wird die Sondervorauszahlung wieder angerechnet?

Sie wird nicht endgültig einbehalten, sondern im Laufe des Jahres verrechnet. Bei monatlicher Meldung geschieht das üblicherweise in der Voranmeldung für den letzten Meldezeitraum des Jahres.

Praktisch bedeutet das: In der Dezembermeldung wird der Betrag abgezogen, den der Betrieb im Februar geleistet hat. Ergibt sich dadurch ein Guthaben, wird es erstattet oder verrechnet.

Genau dieser Punkt wird häufig übersehen. Wer die Anrechnung vergisst, zahlt im Ergebnis zu viel und bemerkt es erst bei der Jahreserklärung oder gar nicht.

Für die Liquiditätsplanung ist der Effekt spürbar: Im Februar fließt Geld ab, im Januar oder Februar des Folgejahres kommt ein Teil zurück. Wie sich das in die Jahresplanung einfügt, ordnet der Beitrag zum Finanzmanagement für Unternehmer ein.

Bis wann muss der Antrag gestellt werden?

Für monatlich meldende Betriebe ist der Antrag zusammen mit der Anmeldung der Sondervorauszahlung bis zum zehnten Februar des Jahres zu stellen, für das die Verlängerung gelten soll.

Bei vierteljährlicher Meldung gilt ein späterer Termin, der sich am Ende des ersten Meldezeitraums orientiert. Auch hier verschiebt sich die Frist, wenn sie auf ein Wochenende fällt.

Der Antrag wird nicht jedes Jahr neu gestellt. Die Verlängerung gilt fort, solange sie nicht widerrufen wird; die Sondervorauszahlung ist dagegen jedes Jahr erneut anzumelden und zu zahlen.

Wer im Dezember überlegt, ob sich die Fristverlängerung lohnt, hat also noch Zeit, sollte die Entscheidung aber nicht in den Februar schieben, wenn ohnehin viele Termine zusammenfallen.

Welche Termine fallen im vierten Quartal zusammen?

Alle genannten Tage verschieben sich, wenn sie auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fallen. Die Übersicht ersetzt keine individuelle Prüfung Ihrer Meldepflichten.

Was passiert, wenn ein Termin auf ein Wochenende fällt?

Endet eine Frist an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, tritt an ihre Stelle der nächstfolgende Werktag. Das gilt für die Abgabe ebenso wie für die Zahlung.

In der Praxis heißt das: Der zehnte Januar kann je nach Jahr auf den elften, zwölften oder dreizehnten fallen. Wer den Termin fest im Kalender führt, sollte ihn jährlich neu prüfen.

Bei gesetzlichen Feiertagen kommt eine regionale Besonderheit hinzu, weil sie nicht in allen Bundesländern gleich sind. Maßgeblich ist der Feiertag am Ort des zuständigen Finanzamts.

Verlassen sollte man sich darauf nicht. Wer die Meldung zwei Tage vor dem Termin übermittelt, braucht diese Rechnung gar nicht anzustellen.

Zwischen Weihnachten und Neujahr kommt ein praktisches Problem hinzu: Banken und Kanzleien arbeiten mit reduzierter Besetzung, und eine Rückfrage, die sonst am selben Tag beantwortet wird, bleibt eine Woche liegen. Wer in dieser Zeit auf eine Auskunft angewiesen ist, hat zu spät angefangen.

Gilt die Frist für die Abgabe oder für die Zahlung?

Für beides. Die Umsatzsteuer ist eine Anmeldesteuer: Der angemeldete Betrag ist am selben Tag fällig, an dem die Anmeldung abzugeben ist, ohne dass ein Bescheid abgewartet wird.

Für die Zahlung besteht eine kurze Schonfrist, die bei Überweisungen greift und nicht als Verlängerung der Abgabefrist zu verstehen ist. Wer verspätet meldet, ist auch mit rechtzeitiger Zahlung nicht abgesichert.

Ein erteiltes Lastschriftmandat vereinfacht diesen Teil erheblich, weil der Einzug automatisch zum richtigen Termin erfolgt. Für die Abgabe der Meldung selbst ändert es nichts.

Wer ein Guthaben meldet, hat keinen Zahlungstermin, aber weiterhin einen Abgabetermin. Die Erstattung erfolgt nach Prüfung durch das Finanzamt und kann sich verzögern.

Was ist die Zusammenfassende Meldung und wann ist sie fällig?

Sie betrifft Umsätze mit Unternehmen in anderen EU-Staaten, insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte sonstige Leistungen. Gemeldet werden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Abnehmer und die Beträge.

Der Abgabetermin liegt später im Monat als der für die Voranmeldung, üblicherweise am fünfundzwanzigsten Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Die Dauerfristverlängerung wirkt auf diese Meldung nicht.

Der Meldezeitraum kann vom Zeitraum der Voranmeldung abweichen, abhängig von der Höhe der betroffenen Umsätze. Das führt regelmäßig zu Verwirrung, weil zwei verschiedene Rhythmen nebeneinander laufen.

Betriebe, die erst im vierten Quartal mit dem Verkauf ins EU-Ausland beginnen, sollten diesen Punkt vor der ersten Lieferung klären. Wie sich grenzüberschreitender Handel sonst auswirkt, beschreibt der Beitrag zu den Trends im E-Commerce.

Was passiert bei verspäteter Abgabe?

Bei verspäteter Abgabe kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden, bei verspäteter Zahlung entsteht ein Säumniszuschlag. Beide sind gesetzlich geregelt und stehen nicht im Ermessen des Betriebs.

Wiederholte Verspätungen können darüber hinaus zum Widerruf der Dauerfristverlängerung führen. Das trifft dann den Betrieb an der Stelle, an der er die zusätzliche Zeit am dringendsten braucht.

Wer absehen kann, dass eine Meldung nicht rechtzeitig fertig wird, sollte das frühzeitig mit der Kanzlei besprechen. Eine geschätzte Meldung mit späterer Berichtigung ist in vielen Fällen der bessere Weg als gar keine.

Die amtlichen Veröffentlichungen zu diesen Regelungen finden sich beim Bundesministerium der Finanzen. Die Bewertung Ihres Einzelfalls gehört in die steuerliche Beratung.

Welche Buchungen sollten vor der Dezembermeldung stimmen?

Erstens die Abgrenzung der Umsätze: Welche Lieferung fällt in welchen Monat, insbesondere bei Ware, die über den Monatswechsel unterwegs ist. Zweitens die Behandlung von Anzahlungen.

Drittens die Retouren aus dem Weihnachtsgeschäft, die erst im Januar eingehen und den Dezemberumsatz nachträglich verändern. Wie damit umzugehen ist, sollte vor der Meldung feststehen.

Viertens Gutscheine, deren umsatzsteuerliche Behandlung von der Art des Gutscheins abhängt. Dieser Punkt ist im vierten Quartal besonders relevant und wird regelmäßig zu spät geprüft.

Fünftens die Vorsteuer aus Rechnungen, die noch nicht vorliegen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Abzug in aller Regel nicht möglich, und das verschiebt den Betrag in den Folgemonat.

Praktisch hilft ein Durchgang durch die offenen Posten in der zweiten Dezemberhälfte: Wo fehlt eine Rechnung, wo fehlt eine Gutschrift, wo steht ein Betrag ohne Beleg. Dieser Durchgang dauert eine Stunde und verhindert die meisten nachträglichen Korrekturen.

Was gehört vor dem Jahreswechsel mit der Kanzlei geklärt?

Vier Punkte reichen für ein kurzes Gespräch: der für das kommende Jahr geltende Meldezeitraum, ob die Dauerfristverlängerung fortgeführt wird, die Behandlung der Retouren aus dem Dezember und der Umgang mit Gutscheinen.

Vorbereitet werden sollte eine Übersicht der Umsätze der letzten zwölf Monate. Damit lässt sich in wenigen Minuten klären, ob sich der Meldezeitraum im kommenden Jahr ändert.

Sinnvoll ist außerdem eine schriftliche Bestätigung der besprochenen Termine. Sie wird im Betrieb abgelegt und ersetzt im nächsten Jahr die Hälfte der Rückfragen.

Der beste Zeitpunkt für dieses Gespräch liegt in der ersten Dezemberhälfte. Danach sind sowohl die Kanzlei als auch der eigene Betrieb mit anderem beschäftigt.

Wer zum ersten Mal ein umsatzstarkes viertes Quartal erlebt, sollte zusätzlich die Zahllast im Januar überschlagen. Sie fällt in einem starken Dezember deutlich höher aus als in den Vormonaten und trifft auf ein Konto, von dem im Januar ohnehin viel abgeht.

Häufige Fragen

Muss auch bei Umsatz null eine Meldung abgegeben werden?

Ja, sofern eine Verpflichtung zur Voranmeldung besteht. Eine Meldung mit Nullwerten ist abzugeben, und ihr Fehlen wird ebenso behandelt wie das Fehlen einer Meldung mit Beträgen.

Kann eine abgegebene Voranmeldung korrigiert werden?

Eine berichtigte Anmeldung für denselben Zeitraum ist der übliche Weg. Wann eine Korrektur zwingend erforderlich ist und wann eine Verrechnung im Folgemonat genügt, klären Sie mit der Steuerberatung.

Ändert sich etwas, wenn der Betrieb die Kleinunternehmerregelung nutzt?

Dann bestehen abweichende Pflichten. Ob und in welchem Umfang Meldungen abzugeben sind, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab und sollte einmal verbindlich geklärt und schriftlich festgehalten werden.

Lohnt sich die Dauerfristverlängerung für einen kleinen Betrieb?

Sie lohnt sich vor allem, wenn Belege regelmäßig verspätet vorliegen oder die Buchhaltung extern erledigt wird. Bei einer schlanken, laufend geführten Buchhaltung ist der zusätzliche Aufwand oft nicht gerechtfertigt.

Wie werden die Termine am besten im Betrieb verankert?

Als wiederkehrende Kalendereinträge mit einer Erinnerung fünf Tage vorher, verbunden mit einer benannten Person und einer Vertretung. Ein Termin ohne Vertretung fällt im Dezember zuverlässig aus.

Tragen Sie die vier Termine, die Sie tatsächlich betreffen, in der ersten Dezemberwoche in den Kalender ein, jeweils mit fünf Tagen Vorlauf und einer Vertretung. Das ist der kleinste Aufwand mit der größten Wirkung in diesem ganzen Bereich.